Betaalkalender
Uren, facturen en uitbetalen
Houdt u aan de betaalkalender voor tijdig uitbetaling!
Via de inhuurdesk wordt maandelijks gefactureerd aan de opdrachtgevers. Alleen opdrachten waarvan de uren van de gehele maand zijn goedgekeurd worden gefactureerd. Om te zorgen dat de leveranciers tijdig worden uitbetaald zijn de volgende stappen nodig.
A) Zorg dat voor aanvang van de opdracht alle gegevens compleet zijn:
- 1. Opdracht accepteren: De manager en leverancier moeten beiden de opdracht in het systeem accepteren.
- 2. Digitaal dossier; de leverancier moet tijdig de gevraagde documenten accepteren en uploaden. Als het dossier niet compleet is kunnen er geen uren worden geregistreerd.
- 3. Leveranciersgegevens; Voor opstellen van de facturen dienen alle noodzakelijke gegevens zijn ingevuld (facturatie,- en bankgegevens).
B) Zorg voor tijdige urenregistratie en accordering
Als de opdracht is begonnen moeten de uren worden geregistreerd en goedgekeurd, voordat er een factuur kan worden opgemaakt. Om zorg te dragen voor tijdige uitbetaling is het van belang dat de betrokkenen zich houden aan de aangegeven betaalkalender voor de volgende stappen:
- 1. Registreren uren; als flexkracht of leverancier bent u verantwoordelijk dat u uw uren tijdig en wekelijks online registreert. Dit moet zo snel mogelijk na afsluiting van de week worden gedaan (uiterlijk de maandag na afsluiting van de week).
- 2. Accorderen van de uren; De manager is verantwoordelijk tijdig de uren te accorderen. Dit bij voorkeur wekelijks direct nadat deze bij de manager zijn geaccordeerd.
Voor de opdrachten waarvan alle uren voor de betreffende maand zijn goedgekeurd, zet de inhuurdesk de facturen klaar. De uren zullen dan de status verwerkt krijgen. De leverancier moet de factuur controleren en voor de koppeling met zijn administratie een eigen factuurnummer invoeren.
Na ontvangst van de facturen betaalt de Omgevingsdienst Midden-Holland binnen 30 dagen uit. De inhuurdesk streeft er naar om dit te verkorten, zodat leveranciers de factuur van maand x binnen één maand krijgen uitbetaald.
Om dit te realiseren moeten alle betrokkenen zich aan de onderstaande betaalkalender houden.